Urlop wypoczynkowy

Komu przysługuje urlop?

Tylko osobom zatrudnionym na podstawie umowy o prace, powołania, wyboru, mianowania, spółdzielczej umowy o pracę. Osobom wykonującym umowę zlecenie lub o dzieło urlop nie przysługuje. Strony takiej umowy mogą co prawda zawrzeć porozumienie przyznające zleceniobiorcy uprawnienie do dni wolnych. Nie jest to jednak urlop wypoczynkowy.
Prawa do płatnego i udzielanego co roku urlopu nie można się zrzec (choćby pracodawca bardzo tego chciał).

Plan urlopów

Ustala go pracodawca uwzględniając wnioski pracowników oraz to, aby zapewnić firmie normalny tok pracy. Nie w każdej więc sytuacji będzie brał pod uwagę sugestie pracownika co do terminu wypoczynkowego. Pracodawca jest natomiast związany wnioskiem pracownika o urlop w dwóch sytuacjach:

• w przypadku pracownika młodocianego, któremu należy udzielić urlopu na jego wniosek w okresie ferii szkolnych,
• w przypadku pracownicy, która chce wykorzystać urlop wypoczynkowy bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (dotyczy to także ojca, który korzysta z urlopu tzw. "tacierzyńskiego").
  Należy pamiętać, że 4 dni urlopu na żądanie pracownik może wziąć w każdym terminie, nie będąc związany planem urlopowym.

Przedawnienie

Urlop z roku poprzedniego należy wykorzystać najpóźniej do końca kwartału następnego roku kalendarzowego. W pierwszym dniu II kwartału, czyli 1 kwietnia, pracownik ma już roszczenie o udzielenie urlopu za rok poprzedni. Od tego dnia zaczyna bieg trzyletni okres przedawnienia roszczenia o urlop. Pamiętaj, że po 3 latach udzielenie zaległego urlopu będzie już zależało tylko od dobrej woli pracodawcy!

Dzielenie urlopu

Urlop można podzielić na części, ale wyłącznie na wniosek pracownika. Jeżeli pracodawca podzieli urlop pracownikowi samodzielnie, to narusza prawo. Z kolei pracodawca nie musi uwzględniać wniosku pracownika o podzielenie urlopu i może udzielić go w całości. Jeżeli pracownik chce urlopu w częściach, to przynajmniej jedna z tych części powinna obejmować 14 kolejnych dni (łącznie z niedzielami, świętami, dniami wolnymi od pracy w pięciodniowym tygodniu pracy).

4 dni na żądanie

W każdym roku kalendarzowym pracownikowi wolno skorzystać z 4 dni tzw. urlopu na żądanie. Pracodawcę wystarczy powiadomić najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Sposób powiadomienia pracodawcy może być dowolny: ustnie, telefonicznie, e-mailem, sms-em, i to nawet tuż przed rozpoczęciem pracy. O taki urlop pracownik może wystąpić kiedy zechce, a pracodawca nie może go mu odmówić. Limit 4 niewykorzystanych dni nie przechodzi na następny rok (to znaczy, że nie ma mowy o kumulacji i na przykład 8 dniach urlopu na żądanie). W nowym roku pracownikowi ponownie przysługują 4 dni.

Ile urlopu

Pracownikowi przysługuje urlop wynoszący:

• 20 dni - jeśli jest zatrudniony krócej niż 10 lat
• 26 dni - jeśli jest zatrudniony dłużej niż 10 lat

Niektórzy pracownicy mają prawo do dodatkowych urlopów (sędziowie, prokuratorzy, pracownicy naukowi PAN, nauczyciele, strażacy itd., także niepełnosprawni)

Od czego zależy wymiar urlopu?

Do okresu, od którego zależy wymiar urlopu, zalicza się przede wszystkim okresy zatrudnienia - sumuje się je – uwzględnia się zatrudnienie u wszystkich pracodawców. Na wymiar urlopu wypoczynkowego mają wpływ wliczane do niego okresy nauki. Pracodawca uwzględnia:

• 3 lata - dla szkoły zasadniczej
• 4 lata - dla średniej szkoły ogólnokształcącej
• 5 lat - dla średniej szkoły zawodowej. Średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych szkól zawodowych
• 6 lat - dla szkoły policealnej
• 8 lat - dla szkoły wyższej (także dla tych, którzy otrzymali dyplom licencjata)

Okresów edukacji nie sumuje się. "Repetowanie’’ także nie pomaga w powiększaniu urlopu. Jeżeli pracownik jednocześnie uczył się i pracował to zalicza mu się albo okres zatrudnienia, w czasie którego pobierał też naukę, albo okres edukacji w zależności od tego, co jest dla niego korzystniejsze. Pracodawca uwzględnia okres nauki dopiero, gdy zobaczy oryginał dyplomu.
Na mocy kodeksu pracy i przepisów szczególnych do okresu pracy, od którego zależy nabycie prawa do urlopu, wlicza się również pewne okresy, kiedy pracownik nie pozostawał w zatrudnieniu. Jest nim np. okres, za który pracownik otrzymał od pracodawcy odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia. Z kolei niektóre okresy wlicza się tylko do wymiaru urlopu, a nie do okresu zatrudnienia, od którego zależy nabycie prawa do urlopu (czyli wydłużają urlop ale nie staż pracy). Jest takim okresem - czas pobierania zasiłku dla bezrobotnych.

Jeżeli pracownik ponad miesiąc nie wykonywał pracy, bo przebywał np.:

• na urlopie bezpłatnym
• urlopie wychowawczym 
• odbywał zasadniczą służbę wojskową 
• odbywał karę pozbawienia wolności

...to trzeba mu zmniejszyć wymiar należnego urlopu. Pracownik nie ma zatem prawa do urlopu wypoczynkowego za okresy tych nieobecności, jeżeli przekroczyły one miesiąc w danym roku. Gdyby trwały krócej, to nie mają wpływu na wymiar urlopu. Jeżeli te okresy obejmują części miesięcy to należy je zsumować (bo przy proporcjonalnym obniżeniu urlopu za miesiąc uważa się łącznie 30 dni).

Jak wyliczyć urlop?

Zasada jest taka: pracownik dostanie urlop na te dni, które są dla niego dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy w wymiarze godzinowym, który odpowiada dobowemu wymiarowi czasu pracy w danym dniu.

Przy ustalaniu wymiaru najczęściej jeden dzień urlopu odpowiada 8 h pracy. Niektórym pracownikom przysługuje na podstawie odrębnych przepisów (innych niż kodeks pracy) niższa norma dobowa. Np. osobom niepełnosprawnym o znacznym stopniu niepełnosprawności przysługuje norma czasu pracy 7 godzin. Więc zamiast 8 godzin x 20 dni (najniższy wymiar urlopu) = 160 godzin, u tych niepełnosprawnych dokonamy innego obliczenia: czyli 7 godzin x 20 dni = 140 godzin.

a) Pierwsza praca

Ten, kto podejmuje pierwsze w życiu zatrudnienie, w roku kalendarzowym, w którym to nastąpiło, ma prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy w wymiarze 1/12 urlopu przysłuchującego mu po przepracowaniu roku. Czyli debiutant na rynku pracy ma prawo do urlopu (części urlopu) niejako "zaliczkowo". Ile będzie tego urlopu?
1/12 x 20 dni =1,66 dnia, czyli cały i 2/3 dnia urlopu za każdy miesiąc zatrudnienia.

Jeżeli pracownik pracuje 8 godzin, to dokładne obliczenie urlopu za jeden miesiąc będzie wynosić:
1,66 dnia x 8 godzin = 13,28 godziny. Końcówkę czyli 0,28 mnożymy przez 60 minut = 16,8 minuty. Czyli urlop będzie wynosił 13 godzin i ponad 16 minut. Dlaczego tak skomplikowanie? Bo uwaga! Obowiązuje zasada, że podejmującym pierwszą prace nie zaokrąglamy wyniku w górę, tak jak to dzieje się w przypadku innych pracowników.

b) Ilość urlopu dla niepełnoetatowca

I etap - ustalić należy wymiar urlopu
Informatyk zatrudniony na 1/4 etatu (z prawem do 26 dni urlopu). Wymiar jego urlopu będzie wynosił:
1/4 x 26 dni = 6,5 dnia, a po zaokrągleniu (tu zaokrąglać można i należy) będzie to 7 dni.
Uwaga, zaokrąglamy zawsze w górę (nie tylko po przekroczeniu 0,50) i do pełnego dnia (czyli np. 16.25 do 17 dni).

II etap - teraz trzeba obliczyć, ile za te dni pracownik otrzyma godzin urlopu. Przysługujący mu wymiar urlopu ustalony w I etapie należy przeliczyć na godziny.
7 dni x 8 godzin = 56 godzin urlopu.

III etap - należy ustalić, w jakie dni informatyk pracuje, bo urlopu udziela się tylko na dni jego pracy i tylko na tyle godzin, ile tego dnia musiałby pracować.

Jeżeli więc niepełnoetatowiec pracuje po 2 godziny dziennie i poprosi o urlop np. na trzy dni swojej pracy, to z jego puli (56 godzin) odpisuje się 6 godzin (2 godziny x 3 dni). Pracownikowi pozostanie w tym przypadku 50 godzin urlopu. Gdyby chciał otrzymać cały urlop czyli 56 godzin, to poza firmą przebywałby 28 dni - 56 godzin : 2 godziny (bo tyle pracuje każdego dnia) = 28 dni.
A gdyby nasz informatyk właśnie otrzymał znaczny stopień niepełnosprawności, to ten przykład wyglądałby tak:

W I etapie: 1/4 x 26 dni = 6,5 dnia => 7 dni
W II etapie: 7 dni x 7 godzin (bo tyle wynosi dzień pracy niepełnosprawnego ze znacznym stopniem niepełnosprawności) = 49 godzin.

Należy jednak pamiętać, że obliczenia wyglądałyby w tym przypadku nieco inaczej po doliczeniu 10 dni urlopu dodatkowego (czyli takiego, który przysługuje osobom ze znacznym stopniem niepełnosprawności), ale w tym przypadku taki urlop otrzyma po roku od uzyskania orzeczenia o niepełnosprawności.

Dla zobrazowania prześledźmy drugi przykład. Pracownik ze znacznym stopniem niepełnosprawności (posiada je od dawna) i 8-letnim stażem pracy, pracuje na 1/2 etatu. Ma prawo do 1/2 x 30 dni urlopu (20 dni urlopu + 10 dni urlopu dodatkowego) = 15 dni

15 dni x 7 godzin (dobowa norma czasu pracy) = 105 godzin urlopu.

c) Urlop dla zatrudnionych na dwóch etatach

Przy takim zatrudnieniu z każdego etatu przysługuje odrębny urlop wypoczynkowy. Jest on liczony oddzielnie dla każdego stosunku pracy. Jeżeli jest to zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy, to urlop ustala się proporcjonalnie do jego wymiaru czasu pracy.

Przesunięcia terminu urlopu

To jest sytuacja, gdy pracownik nie wyjechał jeszcze na urlop, choć ma zgodę pracodawcy na jego wykorzystanie. O przesunięcie terminu może wnioskować pracownik podając ważne przyczyny. Ale to pracodawca ocenia czy podstawa zmiany daty urlopu jest ważna. Tylko w czterech przypadkach pracodawca jest zobowiązany do przesunięcia urlopu:

1. czasowa niezdolność do pracy z powodu choroby
2. odosobnienie w związku z chorobą zakaźną
3. odbywanie ćwiczeń wojskowych albo przeszkolenia wojskowego przez czas do trzech miesięcy
4. urlop macierzyński.

Pracodawca musi pamiętać, że nie może udzielić urlopu pracownikowi niezdolnemu do pracy, nawet jeśli ten się zgodził. Czy pracownik po zakończonym zwolnieniu lekarskim automatycznie otrzyma przełożenie terminu urlopu? Nowy termin pracownik musi ustalić z pracodawcą.
Prawo do przesunięcia terminu urlopu ma także pracodawca, ale tylko w przypadku, gdy istnieją szczególne potrzeby pracodawcy i gdy może je wypełnić tylko pracownik wybierający się na urlop. W zasadzie wówczas pracodawca winien pokryć koszty związane z przesunięciem terminu urlopu.

Odwołanie z urlopu

To sytuacja, gdy urlop już trwa. Przyczyn odwołania kodeks pracy nie precyzuje, niemniej muszą być ważne. Pracodawca, który wezwał pracownika z urlopu wypoczynkowego, musi zwrócić mu koszty bezpośrednio związane z odwołaniem. Do takich kosztów należą wykupione wycieczki, koszty podróży powrotnej (jeśli stanowią dodatkowy wydatek), zapłata za niewykorzystany pobyt w hotelu, kwaterze prywatnej (o ile nie zostanie zwrócona przez organizatora wypoczynku). Gdyby okazało się, że wraz z odwołanym pracownikiem z urlopu musi wrócić jego rodzina, także obciąża to pracodawcę, o ile członkowie rodziny pracownika nie mogli dalej wypoczywać samodzielnie.

Uwaga! Zwrot tak, ale po przedstawieniu dowodów ich poniesienia (bilety, rezerwacje).

Pracownik na wezwanie pracodawcy musi się stawić, inaczej naraża się na rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia w trybie dyscyplinarnym. Jeśli się już do pracy stawi, to nie jest już chroniony przed wręczeniem wypowiedzenia. Wypowiedzenia nie wręcza się w trakcie trwania urlopu. Nie można wezwać jednak pracownika tylko po to, by dać mu wypowiedzenie. Sąd pracy uzna to za sprzeczne z zasadami współżycia społecznego.
Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu nawet kilkakrotnie, ale musi pamiętać o zwrocie kosztów.

Ile za urlop?

Za czas urlopu pracownik powinien otrzymać pensje jak najbardziej zbliżoną do tej, którą by zarobił, gdyby w tym okresie pracował. Ponieważ czasem jest to trudne, stosuje się metodę uśredniania zmiennych składników płacy z 3 lub 12 miesięcy (12 miesięcy wtedy bierze się pod uwagę, gdy występują znaczne wahania)

Nie wlicza się:

1. jednorazowe wypłaty za konkretne osiągnięcia- nagroda uznaniowa
2. nagród jubileuszowych
3. wynagrodzenia za urlop i czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy
4. nagrody roczne, udział w zyskach
5. odpraw rentowych i emerytalnych
6. wynagrodzenia i odszkodowania w razie rozwiązania stosunku pracy
7. ekwiwalentu pieniężnego za urlop
8. wynagrodzenia za gotowość do pracy i tzw. "przestojowe"
9. wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego
10. wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy w związku z chorobą

A co z premiami? Uwzględnia się czy nie? W jednym wyroku Sąd Najwyższy zakazał wliczać premie uznaniową, w innym SN uznał, że premie o ile mają charakter periodyczny (powtarzalny, okresowy) wlicza się do wynagrodzenia urlopowego.

Składniki zmienne (czyli takie, których wysokość nie jest znana z góry) uwzględnia się za okres nie dłuższy niż miesiąc, w wysokości uzyskanej podczas 3 lub maksymalnie 12 miesięcy, stanowiącej podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop. Te zmienne składniki to:

• stawki godzinowe, dzienne, tygodniowe, akordowe, prowizyjne
• wynagrodzenie za godziny nadliczbowe
• premie określone jako stały procent od zmiennego wynagrodzenia podstawowego lub jako zmienny procent od stałej płacy zasadniczej

Jeżeli na urlop idzie nowy pracownik podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop, co oczywiste, nie liczy się uwzględniając 3 lub 12 miesięcy, tylko czas faktycznie przepracowany.

Jak obliczyć podstawę wypłaty za urlop?

• dzieli się  podstawę wymiaru przez liczbę godzin faktycznej pracy danej osoby podczas 3 lub 12 miesięcy przyjętych do tej podstawy
• uzyskaną stawkę godzinową mnoży się przez liczbę godzin jakie ta osoba powinna przepracować, gdyby nie poszła na urlop

Przykład
Pani Maria w lutym była na urlopie wypoczynkowym 72 godziny. Na jej wynagrodzenie składa się:
- pensja 2700 zł
- dodatek stażowy 200 zł
- premia miesięczna (w styczniu 5%, w grudniu 10%, listopadzie 7%)

2900 zł (pensja + dodatek stażowy) : 160 godzin roboczych w lutym = 18,13 zł stawki godzinowej
18,13 zł x 72 godziny urlopu = 1305,36 zł (podstawa stałych składników)

Następnie sumuje się kwoty premii z 3 miesięcy = 594 zł
594 zł dzieli się przez liczbę godzin, które kobieta przepracowała przez te 3 miesiące, czyli 504 godziny = 1,18 zł stawki godzinowej. 1,18 x 72 godziny urlopu = 84,96 zł

Razem: 1305,36 zł + 84,96 zł = 1390,32 zł. Tyle pieniędzy za urlop powinna otrzymać Pani Maria.
Składników za okresy dłuższe niż miesiąc (np. premie kwartalne lub roczne) nie wlicza się do wynagrodzenia urlopowego.

Pieniądze zamiast urlopu

Urlop tylko w naturze. Wyjątek to ekwiwalent pieniężny wypłacony, gdy w grę wchodzą następujące sytuacje:
a) rozwiązanie umowy:

• za porozumiem stron
• za porozumieniem pracodawcy lub pracownika
• z upływem czasu, na który zawarto umowę na czas określony lub próbny
• z dniem zakończenia pracy, która była podstawą zawarcia umowy o pracę

b) wygaśnięcie umowy:

• śmierć pracownika
• śmierć pracodawcy
• z upływem 3 miesięcy nieobecności w pracy z powodu tymczasowego aresztowania

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop oblicza się prawie tak samo jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. Różnice są niewielkie. Uzyskaną podstawę wymiaru dzieli się przez specjalny współczynnik (ustala się go dla każdego roku odrębnie)

W 2006 r. oblicza się go tak: 365 dni kalendarzowych - (53 niedziele + 50 sobót + 9 dni świąt wypadających w inne dni niż niedziela) = 253 dni : 12 = 21,083 (współczynnik).
Ekwiwalent dzieli się na 8 godzin, dla niepełnosprawnych przez 7. Uzyskaną stawkę ekwiwalentu za godzinę mnoży się przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.

Przykład
Pracownik ma podstawę wymiaru urlopu = 2613,33 zł
2613,33 zł : 8 = 15,50 zł ekwiwalentu za godzinę
15,50 zł x 96 dni niewykorzystanego urlopu = 1488 zł i tyle powinien otrzymać pracownik

Urlop dla niepełnosprawnych

Osobom niepełnosprawnym o znacznym i umiarkowanym stopniu niepełnosprawności przysługuje dodatkowy urlop wypoczynkowy w wymiarze 10 dni roboczych w roku kalendarzowym. Prawo do pierwszego urlopu osoby te nabywają po przepracowaniu jednego roku po dniu zaliczenia ich do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności. Dodatkowy urlop nie przysługuje osobom, które mają urlop wypoczynkowy o wymiarze powyżej 26 dni (np. nauczyciele) lub mają prawo do dodatkowego urlopu, dłuższego niż 10 dni. Jeżeli mają prawo do dodatkowego urlopu, krótszego niż 10 dni, w taki wypadku będzie im przysługiwał właśnie ten 10-dniowy z racji posiadanego znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności.
Obliczając zaś wymiar urlopu osobom o znacznym i umiarkowanym stopniu niepełnosprawności trzeba pamiętać, że ich czas pracy wynosi 7 godzin.

I to właściwie koniec różnic między urlopami sprawnych i niepełnosprawnych pracowników. W sprawach nieunormowanych przepisami ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudniania osób niepełnosprawnych ( Dz. U. nr 123 poz. 776 z 2003 roku, z późn. zm.) stosuje się kodeks pracy.