Wizyta u notariusza. O czym warto wiedzieć?

O czym powinny wiedzieć osoby z różnymi niepełnosprawnościami, kiedy chcą załatwić sprawę u notariusza? Jak się do tego przygotować i o czym warto pamiętać – mówi w rozmowie z nami Ilona Sądel-Bendkowska, doświadczona notariusz i rzecznik prasowy Izby Notarialnej w Warszawie.

Beata Dązbłaż: W jaki sposób osoba niesłysząca lub niemówiąca może w pełni uczestniczyć w czynnościach notarialnych?

Ilona Sądel-Bendkowska: Kwestie te reguluje Ustawa prawo o notariacie. Kiedy stawia się u notariusza osoba niesłysząca lub niesłysząca i niemówiąca, notariusz może przywołać do czynności biegłego tłumacza języka migowego. Tłumacz musi być wpisany na listę biegłych sądowych prowadzoną przez każdy sąd okręgowy. Notariusz w akcie notarialnym umieszcza informację, że został on przetłumaczony na język migowy przez biegłego tłumacza języka migowego. Osoba głucha zaś powinna dodatkowo stwierdzić, że zrozumiała treść aktu notarialnego i nie wnosi do niej uwag. Notariusz musi się przekonać i mieć pewność, że zgodnie z wytycznymi prawa, treść czynności notarialnych została przez taką osobę zrozumiana i jest jej dokładnie znana. Notariusz stoi na straży bezpieczeństwa obrotu prawnego i dopilnowuje, aby taka czynność notarialna została przeprowadzona zgodnie z przepisami prawa.

To w praktyce oznacza, że osoba głucha, zgłaszając się do notariusza, musi go wcześniej uprzedzić o tym, że nie słyszy? Tłumaczenie na polski język migowy (PJM) dokonuje się w trakcie czynności notarialnych?

Tak, już podczas wizyty u notariusza, ale może być też tak, że do czynności nie staje biegły tłumacz języka migowego. Wtedy notariusz na życzenie osoby głuchej powinien przywołać do czynności wskazaną przez nią osobę zaufaną. O tym także należy uprzedzić notariusza wcześniej. A nawet, jak jest biegły tłumacz języka migowego, to można przywołać także osobę zaufaną. Notariusz jest zobligowany do poinformowania o możliwości jej przywołania. Do czynności zatem może stanąć zarówno tłumacz, jak i osoba zaufana.

A jeśli nie ma biegłego tłumacza języka migowego, czy wystarczy sama osoba zaufana?

Aby zachować należytą staranność, moim zdaniem, powinien być obecny przy czynności tłumacz języka migowego wpisany na listę biegłych sądowych. Poza przywołaną osobą zaufaną, która może być przy czynności lub nie, w zależności od woli stawającego do czynności notarialnej.

A co z osobami niewidomymi? Co mówi prawo o udziale takiej osoby w czynnościach notarialnych?

Notariusz, na życzenie osoby niewidomej, jest zobligowany przywołać do czynności wskazaną przez nią osobę zaufaną. Zgodnie z przepisami prawa o notariacie osoba niewidoma, jeśli nie umie lub nie może pisać, powinna złożyć na dokumencie swój tuszowy odcisk palca, a obok niego osoba zaufana lub inna osoba wpisuje imię i nazwisko osoby niewidomej oraz umieszcza swój podpis. Oczywiście, jeśli osoba niewidoma może i potrafi się podpisać – sama składa podpis na akcie notarialnym, tuszowy odcisk palca składa w sytuacji, jeśli nie może się podpisać. Notariusz o niemożności złożenia podpisu lub tuszowego odcisku czyni stosowną wzmiankę w treści sporządzonego dokumentu.

Zastanawiam się, czy osoba niewidoma może zupełnie samodzielnie wziąć udział w czynnościach notarialnych?

Wynika to z przepisów prawnych, że może ona zrezygnować z obecności osoby zaufanej i samodzielnie uczestniczyć w czynności notarialnej. Należy pamiętać także o przepisie, który mówi, że jeżeli w akcie notarialnym bierze udział osoba, która nie umie lub nie może się podpisać, czyli jest to np. osoba, która nie widzi, notariusz w treści dokumentu wskazuje, z jakiej przyczyny dana osoba się nie podpisała np. z powodu choroby oczu albo z powodu niepełnosprawności wzroku. Tak więc poza tym, że ta osoba oświadcza, że nie widzi, notariusz stwierdza w treści aktu notarialnego, dlaczego nie złożyła ona podpisu. Dodatkowo notariusz umieszcza także adnotację, że zamiast podpisu osoba ta złożyła tuszowy odcisk palca np. prawej ręki, a obok jest jej imię i nazwisko oraz podpis osoby zaufanej, jeśli jest obecna. W ten sposób notariusz stwierdza tożsamość nie tylko osoby niewidomej, ale też tej podpisującej się obok jej tuszowego odcisku palca. Tak jak mówiłam, jeśli nie ma osoby zaufanej, powołuje się do tej czynności pracownika kancelarii. Wcześniej notariusz musi wyjaśnić i pouczyć osobę niewidomą o całej procedurze.

Zatem jeszcze raz trzeba podkreślić, że zawsze wcześniej notariuszowi należy zgłosić, jaką mamy niepełnosprawność, jeszcze na etapie umawiania wizyty?

Tak, notariusz powinien to wiedzieć wcześniej, aby odpowiednio przygotować dokumenty notarialne i przeprowadzić procedurę ich podpisania.

Co w sytuacji, gdy do czynności notarialnych przystępuje osoba, która nie może stawić się w kancelarii notarialnej osobiście np. gdy z powodu choroby nie wychodzi z domu czy też przeszkodą są bariery architektoniczne? Czy akt notarialny może odbyć się w innym miejscu niż kancelaria notarialna?

Jeśli ktoś nie może stawić się w kancelarii notarialnej, wtedy notariusz może dokonać czynności wyjazdowej, ale musi to być podyktowane ważnymi przyczynami.

Co może być taką ważną przyczyną, czy jest to określone w przepisach?

Ustawa prawo o notariacie wskazuje, że co do zasady czynności notarialnych dokonuje się w kancelarii notarialnej. Dopuszcza jednak wyjątki – czynność notarialna może być także dokonana w innym miejscu, jeżeli przemawia za tym charakter czynności lub szczególne okoliczności. To pojęcie „szczególnych okoliczności” nie zostało zdefiniowane w ustawie. Natomiast Sąd Najwyższy w jednym ze swoich orzeczeń wskazał, że ocena szczególnych okoliczności nie może być dowolna, nie oznacza swobodnego korzystania przez notariusza z możliwości dokonywania przez niego czynności notarialnych poza kancelarią.

Zatem na czym notariusz ma się opierać w tej ocenie okoliczności?

Chodzi o to, że notariusz nie może kierować się tylko swoją chęcią lub wygodą. Dla przykładu, jeśli ktoś nie widzi i nie ma z kim przyjechać do kancelarii, to moim zdaniem jest to szczególna okoliczność, która przesądza o tym, że należałoby do niego pojechać. Szczególne okoliczności występują również w przypadku złego stanu zdrowia klienta. Notariusze niejednokrotnie są proszeni przez klientów o wyjazd np. do szpitala w celu sporządzenia testamentu. Jednak podkreślam, że obowiązujące przepisy nie dają notariuszowi swobody w podejmowaniu decyzji, czy czynność notarialna ma być wykonywana w kancelarii notarialnej, czy też poza nią.

Z jednej strony ten brak precyzji w przepisach w tej kwestii może być in plus, ale z drugiej strony, czy nie może też być powodem do podważenia ważności dokumentów notarialnych?

Zawarcie takich czynności jest bezpieczne i to, że odbywa się poza kancelarią notarialną nie ma znaczenia dla ważności tych czynności. Natomiast szczególną staranność zachowują notariusze, kiedy sporządzają testament w szpitalu, gdy ktoś jest chory. Warto wtedy poprosić lekarza o zaświadczenie, że dana osoba nie jest pod wpływem leku, i że może swobodnie podejmować decyzje. Dlatego notariusz powinien się przekonać, że osoba, która sporządza testament w szpitalu i jest ciężko chora, rozumie, co się dzieje. W tym celu może np. zadawać jej dodatkowe pytania np. „kiedy się pani urodziła, kim ta osoba jest dla pani – wskazując na uczestników czynności notarialnej, czy ma pani dzieci itp.”. Notariusz upewnia się, że ta osoba nie przystępuje do czynności pod przymusem i czy to jest zgodne z jej świadomą wolą.

A co w sytuacji, gdy klient może przyjść do kancelarii, bo fizycznie jest sprawny, ale ma choroby neurodegeneracyjne np. chorobę Parkinsona czy Alzheimera? Jak notariusz może mieć pewność, że taka osoba świadomie podejmuje decyzję?

Notariusz ocenia daną sytuację według swojego doświadczenia zawodowego i życiowego, przy uwzględnieniu należytej staranności. Notariusz ma także prawo odmówić czynności notarialnej.

Czy ta ocena sytuacji opiera się na subiektywnej opinii notariusza?

W praktyce wygląda to przykładowo tak: do notariusza przychodzi pani wraz z dwoma córkami i notariusz zadaje pytania kontrolne np. „Kim dla pani są te osoby? Kto to jest”, jeśli klientka odpowiada, że nie wie, to jest to oczywisty sygnał, że coś jest nie tak. W takiej sytuacji można przerwać czynności notarialne i wtedy do nich nie dochodzi. Zgodnie z prawem o notariacie, notariusz musi ocenić zgodność z prawem każdej czynności notarialnej, sprawuje on pieczę nad interesem obu stron, bez wyjątków. Z tego też powodu notariusz nie może np. dokonać czynności na rzecz osób najbliższych tzn. że jako notariusz nie mogę sporządzić czynności notarialnej dla swojej siostry czy mamy, z uwagi na uzasadnioną obawę, że nie będę bezstronna. Ponadto notariusz jest zobowiązany do odmowy dokonania czynności notarialnej, która jest sprzeczna z prawem. Należy przez to rozumieć nie tylko sprzeczność z samymi przepisami, ale też z zasadami współżycia społecznego. Dlatego, jeśli czynności są podejmowane z zamiarem pokrzywdzenia jednej ze stron, to nie mogą się odbyć, a notariusz odmówi ich dokonania. Pamiętajmy, że notariusz dokonuje czynności prawnych zgodnie z przepisami prawa, dbając o interesy klienta i zachowując przy tym bezstronność.

Czy osoba ubezwłasnowolniona może być stroną czynności notarialnych?

Oczywiście, że może być. W imieniu osoby ubezwłasnowolnionej całkowicie musi działać jej opiekun. Powinien on przedłożyć notariuszowi przede wszystkim prawomocne postanowienie sądu rejonowego, z wydziału rodzinnego i nieletnich o ustanowieniu opiekuna nad osobą ubezwłasnowolnioną całkowicie. Dodatkowo konieczne jest okazanie zaświadczenia, że dana osoba została ustanowiona opiekunem i złożyła przyrzeczenie o objęciu w opiekę – na podstawie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego (kpc). Dodatkowo opiekun obligatoryjnie powinien posiadać zgodę sądu na dokonanie w imieniu osoby całkowicie ubezwłasnowolnionej czynności prawnych, czyli np. w przypadku umowy sprzedaży czy darowizny, czyli z reguły umowy dotyczącej rozporządzania nieruchomością. Rolą notariusza jest dbałość o prawidłowość dokonywania czynności notarialnych, dlatego te dokumenty są obligatoryjne w przypadku dokonywania czynności notarialnych z udziałem osób ubezwłasnowolnionych.

Czy podobnie wyglądają czynności notarialne z udziałem osoby ubezwłasnowolnionej częściowo?

W imieniu osoby ubezwłasnowolnionej częściowo do czynności notarialnych musi stanąć kurator. Powinien posiadać te same dokumenty co opiekun czyli: prawomocne postanowienie o ustanowieniu kuratora, zaświadczenie, że dana osoba została ustanowiona kuratorem dla osoby ubezwłasnowolnionej częściowo (na podstawie przepisów kpc), zezwolenie sądu na dokonanie określonej czynności prawnej. Dodatkowo, ja zawsze żądam okazania prawomocnego postanowienia sądu o ubezwłasnowolnieniu częściowym lub całkowitym. Notariusz pozostawia pod aktem notarialnym zgodę sądu na dokonanie danej czynności przez kuratora lub opiekuna, bowiem ona statuuje ważność tej czynności notarialnej. Notariusz na podstawie powyższych dokumentów może sporządzić określoną czynność notarialną z udziałem osoby ubezwłasnowolnionej.

Czy osoba ubezwłasnowolniona powinna być fizycznie obecna u notariusza?

W praktyce te osoby co do zasady nie są obecne przy czynnościach notarialnych, bo np. nie ma z nimi kontaktu, stąd instytucja powołania opiekuna bądź kuratora i obligatoryjny obowiązek uzyskania zgody sądu, który wcześniej zbada czy dana czynność będzie zasadna i bezpieczna dla osoby ubezwłasnowolnionej.

Jak na dokumentach notarialnych może podpisać się osoba nie mająca rąk?

Zgodnie z prawem o notariacie, jeżeli osoba biorąca udział w czynnościach nie umie lub nie może pisać, powinna na dokumencie złożyć tuszowy odcisk palca; obok tego odcisku zaś inna osoba wpisze imię i nazwisko osoby nieumiejącej lub niemogącej pisać, umieszczając swój podpis. Odciskanie tuszem w praktyce dotyczy dużego palca (kciuka) ręki. Kciuk najlepiej nadaje się do tego odcisku ze względu na specjalne właściwości daktylograficzne. W odniesieniu do osób niemogących złożyć odcisku palca ręki praktyka dopuszcza złożenie odcisku palca dużego nogi, zaś notariusz czyni wzmiankę o takim sposobie złożenia odcisku.

Jeżeli składający oświadczenie woli nie jest w stanie złożyć tuszowego odcisku palca, a może czytać, przy czym wymagana jest dla danej czynności forma pisemna – notariusz poświadczy podpis innej osoby, która podpisze się zamiast składającego oświadczenie, a notariusz zgodnie z art. 92 § 2 Prawa o notariacie stwierdzi, że składający oświadczenie woli aktu nie podpisał i wyjaśni dlaczego.

Jak osoba z niepełnosprawnością powinna przygotować się do wizyty u notariusza?

Przede wszystkim, o czym już wspominałyśmy, powinna zgłosić, że jest osobą z niepełnosprawnością i z jakiej przyczyny nie będzie mogła np. podpisać się na dokumentach. Notariusz na prośbę klienta może przygotować wcześniej projekt dokumentu, który może mu przesłać do zapoznania się przed podpisaniem aktu notarialnego. Jeśli notariusz będzie posiadał wiedzę co do stopnia i rodzaju niepełnosprawności, może wówczas zadać dodatkowe pytania uzupełniające, które będą potrzebne, aby zgodnie z prawem dokonać czynności notarialnych. Jeśli notariusz nie zachowałby należytej staranności, czynność może być bowiem uznana za nieważną.

Czy osoby z niepełnosprawnością są zwolnione z opłat notarialnych?

Nie ma takiego przepisu prawnego, z którego wynikałoby, że osoba z niepełnosprawnością jest zwolniona z opłat notarialnych. Natomiast w prawie o notariacie jest wskazane, że jeżeli strona czynności notarialnej nie jest w stanie bez uszczerbku utrzymania koniecznego dla siebie i rodziny ponieść żądanego przez notariusza wynagrodzenia, może wystąpić z wnioskiem do sądu rejonowego właściwego ze względu na jej miejsce zamieszkania o zwolnienie w całości lub w części od ponoszenia tego wynagrodzenia.

We wniosku określa się czynność notarialną, z opłaty której staramy się o zwolnienie, należy też uzasadnić, dlaczego konieczne jest dokonanie tej czynności i z jakiego powodu koszt nie może zostać pokryty. Do wniosku dołącza się też urzędowy formularz z oświadczeniem o stanie majątkowym. Dopiero sąd w postępowaniu toczącym się według przepisów o postępowaniu nieprocesowym, oceni czy faktycznie wniosek jest uzasadniony i czy rzeczywiście nie możemy ponieść kosztów czynności notarialnych. Jeśli ustalenia sądu to potwierdzą, to wtedy sąd wyznacza notariusza, który wykona czynności dla nas na koszt Skarbu Państwa.

Rozumiem, że takie starania o zwolnienie z opłaty należy podjąć przed wizytą u notariusza?

Oczywiście, przed wizytą. Notariusz pobiera wynagrodzenie przy zawarciu czynności notarialnych, dodatkowo do każdej taksy notarialnej doliczany jest podatek VAT w stawce 23 proc. Należy więc wcześniej umówić się z notariuszem, przedstawić sytuację, wtedy on wyliczy koszty i dopiero wtedy można złożyć wniosek o zwolnienie z opłaty w sądzie. Trzeba pamiętać, że to może długo potrwać, zaś  w okresie pandemii dodatkowo ten okres może się wydłużyć. Ewentualnie można także podjąć próbę rozmowy z notariuszem o możliwości obniżenia jego wynagrodzenia.

Dziękuję za rozmowę.

Nasz cykl: Prawo do zrozumienia

„Nieznajomość prawa szkodzi” – to stara prawnicza paremia, zgodnie z którą nie można liczyć na pobłażliwość, gdy łamie się prawo, argumentując, że się go nie znało. Można jednak na tę maksymę spojrzeć inaczej: codzienne życie jest trudniejsze, gdy nie zna się swoich praw. Dotyczy to zwłaszcza osób z niepełnosprawnością i ich opiekunów, często zagubionych w chaotycznym i niejasnym prawodawstwie.

Dlatego prezentujemy nowy cykl portalu Niepelnosprawni.pl „Prawo do zrozumienia”. W jego ramach będziemy się starali przybliżać Czytelnikom złożone zagadnienia, tłumaczyć niejednoznaczne przepisy, przekładać ustawy i rozporządzenia „z polskiego na nasze”.

Jakimi tematami z zakresu prawa dotyczącego osób z niepełnosprawnością Twoim zdaniem powinniśmy się zająć? Napisz nam o tym w komentarzu pod artykułem lub na adres: redakcja@niepelnosprawni.pl

Pamiętaj! Masz Prawo do zrozumienia!

W ramach cyklu „Prawo do zrozumienia” ukazały się już następujące artykuły:

• Orzeczenie dziecka. Jak skutecznie odwołać się od decyzji komisji?
• Co przysługuje osobom z niepełnosprawnością ruchową?
• Co przysługuje osobom niewidomym i słabowidzącym?
• Gdy pacjent nie może wyrazić woli...
• Do sądu po świadczenie pielęgnacyjne