Sprawy urzędowe

Każdy musi czasem załatwić coś w skarbówce, gminie albo i sądzie, a wówczas okazuje się, że nie ma wiedzy na temat obowiązujących
zasad, przepisów i trybu załatwiania spraw.

Podstawowym aktem prawnym, regulującym sposób załatwiania spraw przez organy administracji publicznej jest ustawa z dn. 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (często używa się wobec tej ustawy skrótu KPA). Na przestrzeni lat obowiązywania
Kodeks był wielokrotnie nowelizowany, co pozwoliło na częściowe dostosowanie jego treści do zmieniających się realiów (np. powstania internetu).

Wszczęcie postępowania

Postępowania są wszczynane: ✓ z urzędu (kiedy to stroną inicjującą działanie jest urząd) ✓ bądź na żądanie Strony (art. 61 KPA).
 
Stroną zaś jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek (Art. 28 KPA).

Nie wszystkie sprawy w urzędach musimy załatwiać osobiście. Kodeks daje możliwość wyznaczenia osoby, która będzie pełnomocnikiem. Musi to być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych, a pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone do protokołu. Datą wszczęcia postępowania jest dzień doręczenia żądania Strony organowi administracji – czyli mówiąc prościej, moment gdy złożymy podanie w urzędzie.

Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone:
✓ pisemnie,
✓ telegraficznie,
✓ za pomocą telefaksu,
✓ ustnie do protokołu,
✓ za pomocą innych środków komunikacji elektronicznej przez elektroniczną skrzynkę podawczą organu administracji publicznej.

Składając podanie, niezależnie od formy jego złożenia, musimy w nim zawrzeć co najmniej:
• wskazanie osoby, która składa pismo (czyli imię i nazwisko),
• jej adres,
• żądanie – czyli wyjaśnienie, czego oczekujemy od urzędu.

Dodatkowo często w sprawach szczegółowych konieczne jest dostarczenie dodatkowych dokumentów. Przed złożeniem sprawy warto sprawdzić, jakie załączniki są wymagane w konkretnej sprawie. Informacje takie znajdziemy na tablicach ogłoszeniowych urzędów bądź na ich stronach internetowych. W przypadku podania pisemnego bądź do protokołu żądanie musi być podpisane przez osobę je wnoszącą. W przypadku gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie lub protokół podpisuje za nią osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu.

Na podstawie żądania strony urząd wszczyna postępowanie, w wyniku którego wydaje decyzję, która rozstrzyga daną sprawę.

Co powinna zawierać decyzja

Na podstawie Art. 107 KPA decyzja wydana przez organ powinna zawierać:
✓ oznaczenie organu administracji publicznej – czyli informację, kto ją wydał;
✓ datę wydania – ważna choćby dla stwierdzenia, czy dana decyzja została wydana we właściwym terminie;
✓ oznaczenie Strony lub Stron – informacja, kogo dotyczy decyzja;
✓przywołanie podstawy prawnej, czyli wskazanie konkretnego przepisu, na podstawie którego wydano decyzję;
✓ rozstrzygnięcie – czyli samo meritum decyzji, co urząd postanowił;
✓ uzasadnienie faktyczne i prawne.
Uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej. Uzasadnienie prawne zaś to wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawnych. Urząd może odstąpić od uzasadnienia decyzji, gdy uwzględnia ona w całości żądanie strony; nie dotyczy to jednak decyzji rozstrzygających sporne interesy stron oraz decyzji wydanych na skutek odwołania;
✓ pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie – od większości decyzji służy odwołanie. Pouczenie daje informację o zasadach odwołania. Bardzo ważne jest to, że odwołując się, powinniśmy ściśle zastosować się do przedstawionej drogi odwoławczej. Dla przykładu: jeśli odwołujemy się od orzeczenia o niezdolności do pracy, nie możemy od razu skierować sprawy do sądu pracy i ubezpieczeń społecznych. Najpierw musimy skierować sprawę do komisji orzeczniczej ZUS. Co więcej, na złożenie odwołania mamy ściśle określone terminy;
✓ podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji lub jeżeli decyzja wydana została w formie dokumentu elektronicznego, powinna być opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Urzędnik wydający decyzję nie jest anonimowy.

W niektórych decyzjach zawarte są dodatkowe składniki, ale przedstawione powyżej – powinny być we wszystkich. Jeśli w decyzji brak jest któregoś z powyższych składników, może to być podstawą do jej unieważnienia.

Fot.: www.sxc.hu

Warto zwrócić uwagę na dwa ważne prawa obywateli w urzędzie: Prawo uzyskiwania informacji Na podstawie Art. 9 KPA obywatel ma prawo żądać, żeby urzędnik szczegółowo poinformował go o wszystkich okolicznościach, które mogą wpłynąć na ustalenie jego praw i obowiązków. Co więcej, urząd ma obowiązek działać tak, by zapobiegać poniesieniu przez zainteresowaną osobę szkody wynikającej z nieznajomości przepisów prawa. W przypadku gdy zainteresowany ma wątpliwości co do określonego zagadnienia, może zwrócić się z zapytaniem do urzędnika, a ten ma obowiązek te wątpliwości wyjaśnić bądź wskazać osobę mogącą to uczynić. Zatem jeśli nie znamy prawa, to powinniśmy się o nie dopytać oraz zażądać przedstawienia przepisów i ich wyjaśnienia.

Prawo udziału w postępowaniu

Na podstawie Art. 10 KPA obywatel mający w danej sprawie interes prawny, ma prawo uczestniczenia w toczącym się postępowaniu. Może wypowiadać się co do zgromadzonych w sprawie dowodów oraz zgłoszonych żądań, jeszcze przed wydaniem decyzji. Obywatel może zostać pozbawiony tego prawa jedynie w ściśle określonych sytuacjach (gdy sprawę należy załatwić niezwłocznie z uwagi na niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia ludzkiego albo na grożącą niepowetowaną szkodę materialną).

W tym miejscu rodzi się poważne pytanie o udział osób w szczególnej sytuacji w postępowaniu. Co w przypadku gdy urząd jest niedostosowany do potrzeb osób mających trudności w poruszaniu się bądź nie dysponuje możliwościami udostępnienia akt sprawy osobie niewidomej. Kodeks nie daje wprost odpowiedzi na takie pytania – ale na podstawie Art. 10 można wnioskować, że to urząd ma obowiązek zapewnić stronom możliwość udziału w postępowaniu. Zatem to od urzędu powinniśmy tego wymagać, a w razie niezapewnienia takiej możliwości składać skargi i wnioski.

Bez przywilejów

Nasi beneficjenci dość często pytają, czy osoby z niepełnosprawnością mają prawo do pierwszeństwa w kolejkach. Obecnie nie ma przepisu, który by to regulował. Obowiązywał do 1 maja 2004 roku. Poszczególne instytucje mogą w regulaminach zawrzeć zapis o priorytetowym traktowaniu osób niepełnosprawnych. Jeśli nie, pozostaje zdać się na dobre wychowanie i empatię osób z kolejki.

Przez internet

Coraz więcej osób posiada komputer i dostęp do internetu. W odpowiedzi na to ulega rozszerzeniu lista spraw, które są możliwe do załatwienia online. Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej (ePUAP) to system informatyczny, dzięki któremu obywatele mogą załatwiać sprawy urzędowe za pośrednictwem internetu, natomiast przedstawiciele podmiotów publicznych – bezpłatnie udostępniać swoje usługi w postaci elektronicznej: www.epuap.gov.pl.

Źródło wiedzy

Przepisy prawne ulegają zmianom. Posiadając dostęp do internetu, mamy możliwość zapoznania się z aktualnym brzmieniem aktów prawnych. Doskonałym źródłem przepisów jest prowadzony przez Sejm RP portal: Internetowy System Aktów Prawnych.

Na stronie tej znajdziemy ustawy, rozporządzenia, uchwały, ale także treści międzynarodowych konwencji czy wyroki Trybunału Konstytucyjnego.

Wojciech Piętka jest doradcą zawodowym i pracownikiem socjalnym zatrudnionym w Centrum Integracja w Warszawie.